帳票保存箱｜使い方は？保管期間は？当社の事例を交えてご紹介！

豊栄産業小宮です。

今回は、当社のロングセラー商品である「帳票保存箱」について書いてみようと思います。

帳票保存箱の役割

帳票保存箱は会社の帳簿や書類を安全かつ整理された状態で保存整理し、保管するための箱です。
会社規模によって量や保存方法は違いますが、殆どの企業で使われていると思います。

当社では主に決算期毎に箱を作って保存しています。
必要な時にすぐにアクセスできることも重要になるので、書類によって日付順や取引先名順などの整理ルールを作っています。

法定書類の保存年数

一部の書類は法的要件に基づいて保管する必要があり、帳簿や書類の種類によって法律で保存年数が定められています。

下記に示した多くの帳簿や書類は7年間保存です。

総勘定元帳、仕訳帳、固定資産台帳などの「帳簿」及び注文書、領収書、貸借対照表、損益計算書などの「書類」

但し、青色繰越欠損金が生じた事業年度については、欠損金が最大で10年控除できることから10年間が保存義務となります。事業年度によって保存期間を分けるのも煩雑になるので当社では10年間保存で行っています。

保存方法

永久保存の書類を除くと10年間保存が必要です。

当社で保存している10年前の箱は埃を被って色あせていて時の流れを感じてしまいますが、箱自体は10年間経ったものでも壊れずにしっかりと書類を保存してくれています。

10年前の書類を見ることは殆ど無いのですが、昨年分を見ることは割とあります。
当社では直近期の１年分はすぐに見られるようにデスクの近くに保存しています。年次決算が終わって保存箱が1期分増えたタイミングで前の期の保存箱を倉庫に移動して11期前の保存箱を廃棄しています。

廃棄方法

当社はダンボール製造工場なので紙やダンボールを粉砕するための大型シュレッダーがあり、そこで保存期限が過ぎた書類を廃棄しています。
大量に書類がある大企業などでは専門業者に依頼して廃棄しているケースも多いようです。

当社でシュレッダーにかける際にホチキス止めや金具が付いたバインダーなどは外して処理しなくてはならないので、なるべくそれらを使わないように工夫してファイルするようにしています。紙やダンボールのみで作られているバインダーがあれば廃棄の際に楽になるので、何かできないかと考えていますがまだ開発できていません。

紙から電子化へ

2024年1月から電子帳簿保存法が完全義務化されました。

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等が定められています。

これが普及してくれば紙での帳票保存は減ってくると思いますが、実務を行っている側からみるとまだまだ紙での保存が多いように感じます。完全ペーパーレスの実現にはかなり時間がかかりそうです。

当社の帳票保存箱のラインアップ

当社では使用用途によって保存箱を使い分けられるように多くのラインアップを取り揃えています。

49年前の1975年から発売をしている当社の帳票保存箱は多くのお客様にご愛顧頂いており、特に自動車関係の企業様のリピートが多く、国内主要メーカーのディーラー、レンタカー、販売店様から多数のご利用を頂いております。
想像ですが自動車関係の会社は保存が必要な書類が多いのではないかと思います。

帳票保存箱は当社ホームページからはもちろん、電話やFAXでの注文もできます。ぜひご利用下さい。

ご注文はこちらから↓

https://www.howay.biz/

豊栄産業株式会社
TEL　0120-124-185

FAX　072-858-7803

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